Struktuuri- ja juhtimisreformi hetkeseis (27.08.2020)

Töötoad

Struktuuri- ja juhtimisreformi üheks tööpere kaasamise sammuks olid 29. juuni–2. juuli toimunud töötoad, kuhu olid oodatud kõik kliinikumi töötajad, et tööpere saaks laiapõhjaliselt osaleda reformi ettevalmistustes ning täiendada juunikuiste rühmavestlustega kaardistatud tööpere ootusi.  Töötubades läbi viidud rühmatööd andsid teadmise, kas üks või teine rühmavestlustel kaardistatud järeldus kliinikumi kultuuri ja väärtuste, töökorralduse ja struktuuri ning juhtimise teemadel leidis valdavalt toetust või mitte. Samuti andsid töötoad võimaluse koguda uusi ja täiendavaid ideid ning ettepanekuid ettevalmistamisel olevate uuenduste kohta, aga ka võimaluse erinevatele struktuuriüksustele ja töötajatele enda arvamuste väljendamiseks.

Töötubadest võttis osa kokku 163 inimest, kellest pooled olid juhid. Viimasesse töötuppa olid kaasatud ka kliinikumi patsientide nõukoja seitse liiget, kelle seisukohad esitati töörühmale eraldi kokkuvõttena.

Töötoa ruum oli jaotatud neljaks teema-alaks (kultuur ja väärtused, töökorralduse ja raviteekonnad, juhtimine, arengu- ja karjäärivõimalused), mis tulenesid rühmavestluste järeldustest. Igal alal töötasid kolme- kuni viieliikmelised tööpere sidusgruppide esindajatest loodud meeskonnad, kes liikusid ühelt alalt teisele. Ajakava oli tihe ning teemad intensiivseid arutelusid tekitavad, ent sellest hoolimata mahtusid töötoad kolme tunni sisse. Igas uues töötoas arvestati ka eelmise päeva osalejate kogemusi ja ettepanekuid ning päeva lõpus kogutud tagasiside saak oli pigem naerunägu kui kriipsusuu või mossis olek. Töötoad andsid ka selge sõnumi: kutsuge inimesi ka edaspidi sarnasel moel kliinikumi arengus kaasa rääkima ning kõlama jäi lause „Kuulake meid, meil on ideid.“

Töötubade kokkuvõte, mis on leitav kliinikumi sisevõrgust, oli ühtlasi üheks sisendiks teiste seni kogutud materjalide hulgas 14. augustil toimunud töörühma ühisel kokkuvõtete tegemise ja kirjutamispäeval. Töörühma eesmärk oli sõeluda välja nii rühmavestlustest kui töötubadest kogutud tagasiside põhjal juhtimise ja personaliga seotud arendusvajadused, mis esitatakse kliinikumi nõukogule. Kokku lepiti kliinikumi juhtimist ja personali puudutavas valdkondades, milles vaja kas seniste kokkulepete üle vaatamist, elluviimist või uute lahenduste väljatöötamist. Nendeks arendusvajadusteks olid: juhtimiskultuuri kaasajastamine; juhtimissüsteemi struktuuri väljatöötamine; juhtimisalase arendamissüsteemi väljatöötamine; karjäärimudeli uuendamine ja sellele üleminek; strateegilise juhtimise protsessi väljatöötamine; lahendused töökoormuse juhtimiseks; tööandja väärtuspakkumise uuendamine; sünergia Tartu Ülikooliga.

Nimetatud arendusvajaduste uuendamise, väljatöötamise ja elluviimise kava arutab töörühm 28. augustil toimuval töökoosolekul.

Järgmisena on reformitöörühma fookuses struktuuriga seotud uuenduste teemal tööpere kaasamisüritused, arvamuste ja ettepanekute kogumine ning struktuuri muutmise ja arendusvajadustes kokkuleppimine.

Delphi meetod

13.–20. juuli toimus Delphi küsitlusvoorudest esimene, mille ülesanne oli koguda kliiniliste juhtide ja spetsialistide seisukohti kliinikumi struktuuri võimaliku konsolideerimise kohta.

Küsimustik saadeti eDelphi platvormi abil kliinikumi 109 töötajale, kelleks olid kliinikute juhatajad, kliinikute direktorid, meditsiiniliste teenistuste direktorid, kliinikute ja teenistuste ülemõed ning arstlike erialade esindajad. Osalejate valikul lähtus töörühm nende soovist panustada kliinikumi arengusse (kandideerimine ravikvaliteedi nõukokku, osalemine kaasamisüritustel, esindusorganisatsiooni soovitus).

Nii esimese vooru vastuste kui ka teiste kaasamisürituste sisendite põhjal viidi läbi 3.–10. augustil sama valimiga ka Delphi teine küsimuste voor, milles esitati kaks üldist ja planeeritult vaid osade erialade ja struktuuriüksuste konsolideerimise kohta käivaid küsimusi. Tulenevalt küsimustiku teise vooru vastustest, koostatakse järgmiste voorude küsimused, mis hõlmavad ülejäänud struktuuriüksusi.

Delphi kolmas küsimustevoor on planeeritud augustikuu lõppu ning selle vastajateks palutakse nii esimeses kui teises voorus osalenud töötajaid.

Esimese vooru küsimused keskendusid kliinikumi struktuuri konsolideerimise ulatusele ja võimalikele printsiipidele. Küsiti, milline võiks olla juhatusele vahetult alluvate struktuuriüksuste optimaalne arv, missugused mittemeditsiinilised struktuuriüksused tuleks liita meditsiinilistega, mis põhimõtetel on võimalik konsolideerida meditsiinilised teenistused ja missugustel kliinikud, kuidas kasutada maatriksjuhtimist? 71 esimeses voorus vastanut toetasid juhatusele alluvate struktuuriüksuste arvuna enim vahemikku 6–10 (teisena 11–15; kolmandana >15). Mittemeditsiiniliste teenistuste liitmise asemel meditsiiniliste teenistustega peeti vajalikumaks nende omavahelist konsolideerimist ja muude võimaluste kasutamist raviteenuste arendamiseks. Meditsiiniliste teenistuste konsolideerimiseks esitati rohkelt ettepanekuid, mis mitmete struktuuriüksuste osas ka suuresti kattusid. Kavandatava struktuurireformi mahukaima ja keerukaima osa – kliinikute (põhitegevuse) konsolideerimise printsiipide pingerea tegemisel olid vastused küllaltki hajuvad, kuid kõige rohkem pooldati siiski anatoomilise regiooni alusel konsolideerimise põhimõtet. Maatriksjuhtimise lahenduste kasutamiseks pakuti olemasolevaid, aga ka uusi ideid (nt patsiendikeskus, personalikeskus, kvaliteedikontrolliteenistus).

KMPG Eesti ja rahvusvaheline kogemus

KPMG viib läbi Tartu Ülikooli Kliinikumi poolt tellitud projekti „Struktuurireformi konsultatsiooniteenus“.

Tuginedes rahvusvahelistele kogemustele valmib projekti tulemusena struktuuri- ja juhtimisreformi strateegia ning tervikliku muudatuse elluviimise plaan. Projekti tähtaeg on oktoobri lõpp.

Projekti käigus analüüsitakse olemasoleva struktuuri- ja juhtimissüsteemi põhimõtteid, kirjeldatakse rahvusvahelisi parimaid praktikaid ning koostatakse rakendusettepanekud olemasoleva struktuuri- ja juhtimiskorralduse muutmiseks. Struktuuri- ja juhtimissüsteemi raames analüüsitakse struktuuri, juhtide pädevuse arendamise süsteemi, strateegilise planeerimise protsessi kõikidel organisatsiooni tasanditel ning tulemuspõhise juhtimise põhimõtteid ja tulemusindikaatorite (KPI) kasutamist.

KPMG Eesti kogenud nõustamismeeskonda on kaasatud tervishoiuvaldkonna rahvusvahelised eksperdid. Meeskond on edukalt viinud läbi mitmeid projekte üle terve maailma – kokku rohkem kui 30 ülikoolihaigla nõustamisprojekti. KPMG rakendab projektis organisatsiooni analüüsimetoodikat, mis võimaldab kõiki Tartu Ülikooli Kliinikumi juhtimise ja struktuuri valdkondi analüüsida, haarates põhiprotsesse; tehnoloogiat ja infrastruktuuri; juhtimist, struktuuri ja seotud riske; personali ja kultuuri; ja rakendatavaid mõõdikuid.